Estructura Organizacional
¿Cuál es la estructura organizacional óptima para mi empresa?
Depende.
Depende del volumen de transacciones y consecuente carga de trabajo del área. También depende del tamaño de la empresa en términos de ventas, número de personas, sucursales, ubicaciones geográficas, etc. Una de las variables más importantes estará dada por la estrategia de la empresa a corto y mediano plazo, las metas y objetivos a cumplir y la situación actual del mercado y dimensión competitiva.
Antes de proponer una teoría, es importante entender y revisar acerca de qué entendemos por Estructura Organizacional y qué tipo de estructura existen, dependiendo del tipo de empresa, tamaño, industria y dispersión geográfica, por tomar algunos elementos.
Una estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. Es una herramienta esencial para el desarrollo de la misma, pues es a través de ella que se puede establecer un mecanismo que permita que se cumpla de manera correcta y eficiente los planes que una empresa tiene. Una empresa está compuesta por un conjunto de personas que trabajan con un objetivo en común y para llevar a cabo ese objetivo cada una de ellas tiene una función.
La estructura es una de las bases de la organización (o de la desorganización) de las actividades de una empresa. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos lo que a la larga puede hacer una empresa más eficiente.
La forma en que las compañías deciden organizarse es diferente, cada una decide establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y que tengan como propósito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto. Los empresarios han establecida varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el máximo aprovechamiento del recurso humano.
Algunos de los tipos de estructuras son: funcional, divisional, horizontal y matricial. La estructura funcional divide el trabajo según las funciones que se realizan, cada función es realizada por personas que poseen las habilidades y conocimientos específicos para cada área. La estructura divisional divide a la empresa en distintas unidades donde cada unidad posee una mini-estructura funcional. Se puede resumir que se ve a la empresa como un gran conglomerado compuesto por pequeñas empresas organizadas.
Los organigramas suelen ser piramidales y terminan en un vértice o pico. Este representa a ese máximo responsable que, en bastantes ocasiones y en empresas medianas y grandes, puede tener una o más personas interpuestas entre él y el Directorio/Consejo o el Empresario- dueño de la empresa o negocio de que se trate.
Organigrama por producto/mercado
Ejemplo de empresa Manufacturera Farmacéutica
División por productos
Existen también las estructuras geográficas. La división geográfica es usada por empresas de servicios financieras y otras no manufactureras, así como por compañías mineras y productoras de petróleo.
La organización geográfica resulta lógica cuando la planta se debe ubicar lo más cerca posible de las fuentes de materias primas, mercados principales o personal especializado.
En el caso de la división por clientes, la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos, en el caso de Hewlett Packard, algunos proponen que éste podría ser el enfoque del producto/mercado del futuro en los mercados de las telecomunicaciones digitales.
Organización Matricial
La estructura matricial, en ocasiones llamada «sistema de mando múltiple», es un producto híbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para a formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.
Conforme las organizaciones se han ido haciendo mundiales, muchas usan un tipo de matriz para sus operaciones internacionales. Quizá cuenten con gerentes de productos o divisiones, como en el caso de la empresa con divisiones. Por tanto, estructura de división dependería del gerente de la división, en cuanto a asuntos relacionados con los productos, y el gerente nacional, en cuanto a asuntos de políticas o aquellos que impliquen relaciones internacionales.
Aunque las estructuras matriciales para las organizaciones son complejas por necesidad, tienen ciertas ventajas. La estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo.
Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al sistema matricial.
Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben contar con buenas habilidades interpersonales y ser flexibles y cooperativos. Además, la moral se puede ver afectada de manera negativa cuando el personal se reordena, una vez terminado un proyecto, y se inician otros nuevos. Por último, si las jerarquías no están establecidas con solidez y comunicadas con eficiencia, existe el peligro, en opinión de algunos analistas, de que las directrices contradictorias y las responsabilidades mal definidas aten las manos a los gerentes.
Para superar estos obstáculos, quizá se requiera una capacitación especial para habilidades de trabajo o relaciones interpersonales nuevas, cuando la distribución de la matriz se introduce por vez primera o cuando una disposición funcional opera bien en las estructuras tradicionales, pero que probablemente tendrán problemas para ajustarse a una estructura matricial, muchas empresas hacen esfuerzos especiales para recapacitar a su personal, antes de asignarlo a los equipos de proyecto o seleccionan exclusivamente a voluntarios para los equipos.
Estructura Formal o Informal de la Organización
Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organización.
Una estructura formal, de una empresa típica posee un directorio al que reporta un Gerente General que lo elige el directorio. El directorio es elegido por los dueños de la compañía o accionistas.
Generalmente la empresa está dividida por funciones y responsabilidades básicas y bien determinadas para que la empresa operar. La separación de funciones y responsabilidades es individual para evitar la duplicidad de funciones, descoordinación interna, desautorizaciones y guerra de poderes.
Una estructura muy grande o muy pequeña puede causar grandes ineficiencias, baja productividad, aumento de costos fantasmas y una gran desmotivación.
Como empresario o gerente debe hacer una revisión de la estructura de su empresa al menos 1 o 2 veces al año.